會計軟體推薦 - GnuCash

絕大多數的人都是使用excel進行經費計算與管理，嗯....當然也有人是使用紙筆計算機啦ˊ_>ˋ
雖然excel的功能頗為完備，應用在一般帳務管理上也綽綽有餘，但....絕大多數的excel使用者對excel的功能掌握和會計概念程度並不足以做出好帳表。

所以呢，小編要推薦給大家一款簡單好入手的~不是單品，而是會計軟體。讓我們來看看小編為什麼擺著平易近人(嗎?)的excel不用，打從總務生涯一開始就投入GnuCash的懷抱。

#GnuCash 官方說明
不僅設計成易於使用，而且功能強大又有彈性。它可以追蹤銀行帳戶、股票、收入與支出，就像用帳簿一樣快捷、直覺。基於專業的會計原則確保帳目平衡並提供準確的報表。主要功能包含：複式簿記法、排程交易、報告圖表製作、帳單對帳、小型企業會計功能、多種貨幣、股票/基金投資組合等。

嗯.......這到底在說什麼啊？？？別說你不懂，小編也不懂ˊ_>ˋ
以下提供白話文翻譯：
可以設定各種類型的帳務科目，同時記錄帳戶、現金、各類投資、收入、支出等等經費流動的情形，而且格式就像一般紙筆記帳一樣簡單易懂，並可以直接輸出成各種預算報表與分析圖表。

啊啊這樣就好懂多了吧？
接下來再看看使用GnuCash有哪些好康：
＊不需要設定公式，只要把帳目一筆一筆記上去，它就都幫你算好惹。
＊不需要進行四則運算，直接輸入算式，項目加總和盈虧結果都會直接呈現在帳表上。
＊帳表中的錯誤會有醒目標示，一目了然，防笨防錯。
＊如有需要，可以把檔案匯出轉為excel或其他格式的檔案。
＊帳戶裡同時有有自己的錢、活動A的錢、活動B的錢......都可以記得一清二楚。

使用門檻：
＊GnuCash是完全免費的，直接google它就可以找到並下載了=D
＊只要了解基本的會計平衡概念就可以了唷。

想了解更多記帳作帳小撇步，歡迎報名掌櫃特訓暑期班：
https://goo.gl/nSCkVj

你的愛心，被用在哪裡?

台灣目前經濟水準高，多數家庭都能豐衣足食，但社會上還是有許多弱勢族群，以及因天災人禍而需要我們伸出援手的人（或動植物、甚至地球環境等等）。有鑑於此，許多公益團體應運而生，為需要幫助的對象募集資源與協助；許多善心人士，包含你我，也不吝分享自身所有，藉由捐款、捐物資、擔任義工、支持義賣等方式造福社會大眾。
但，當你看見台東風災的捐款募資箱，感同身受、義不容辭掏出$$給他捐下去之後~~
你有發樓到你捐出去的這筆錢，被用在哪裡嗎？
募資單位公布財務收支報表之後，你會點開來看、並能迅速了解經費分配與流向嗎？

這一次，小編以一個頗受鄉民關注的募資項目「580愛心廚房」報告書為例，和大家分享如何秒懂收支帳表，並找出其中的問題所在（如果有問題的話啦）。

風災募資傳送門：http://goo.gl/JiaFaz
(小編：我也有捐＠u＠")

case(580愛心廚房報告書)：https://goo.gl/869xEh
相關資料來源：http://goo.gl/AUuJ4w

//////////////////////////////

速讀帳表小撇步

#找到收入與支出：首先，確認收入支出資料都有。其次，確定收入和支出的總金額是一致的，也就是沒有莫名出現或消失的錢，如果有結餘要記得算進去。值得注意的是，雖然「收入=支出、結餘0元」是很常見的漂亮結果，但是太過漂亮的金額其實是很奇怪的，不然我們家的零錢小豬公都吃什麼呢？此外case中的「募款活動必要支出」都寫「支出」還放在「收入」也是蠻有意思der。

#檢視支出概況：通常我們比較關心錢是怎麼花的就先看支出吧。概略的支出看每個條目的項目、金額、支出比例，在我們的case中，報告書沒有支出比例所以小編幫大家算好寫上去了。這是個好示範，小編提醒大家，不想讓別人注意支出比例的時候就不要寫上去。按照我們的case，募來的淨利之中有0.26%用在郵電費(比例超低，如果不知道什麼是郵電費就算了)、有2.12%用在愛心便當、有97.62%用在人事費(比例超高，各位，人事費就是薪水和獎金之類的東西)。如果你覺得這個比例有哪裡怪怪的......小編可沒有這麼說哦(搖手)。喔對，回到我們的標題重點，大家的愛心有2.12%以便餐的形式送出去囉=DDDD

#檢視支出細節：詳細的支出情況要一筆一筆的看單價、數量，但是我們的case裡沒有寫。所以我們並不知道這份帳表背後支出有沒有細節上的謬誤，例如單價過高(懶得比價還是收了回扣?)、單價過低(殺價神手或者品質超爛?)、數量過高(多的東西落入誰的口袋?兼職拿正職的薪水?)、數量過低(這...呃...也許主辦單位捐物資、當義工?)。總之只好請大家自行想像。

#檢視收入：一般收入著重於看來源，我們的case主要來源就是勸募(募款、捐款、募資、一樣啦)。case裡比較有趣的是利息收入，大家對於一般存款的利息有概念嗎？總之通常是0.1%~0.3%，可是還要計算複利什麼好麻煩呀!!!小編掏出存摺看，去年小編的郵局裡一直放著二十多萬元左右，年底存款金額為十二萬元的時候，拿到六個月的利息共404元。你問那為什麼進出七百萬的款項利息是65元？是哪家銀行你絕對不去存錢？這、這、這小編怎麼知道啦QQ""也許主辦單位對於什麼時候會募到多少錢很有概念，經過精準的估算與安排，每次錢一拿到就剛好花出去了也說不定......
2015新台幣活期儲蓄利率比較：http://goo.gl/heSHcf

#公益勸募條例：經過「台大登山社募款事件」(新聞眾多請大家估狗一下)，對於學生活動或學生社團到底該不該發起募資有些疑問。教育意義與倫理道德暫不討論，關於「是否違反法規」部分，建議大家詳閱「公益勸募條例」，以及小編提供的參考資料。至於我們的case確實是公益活動無誤，但還需特別注意「公益勸募條例17條」，其中規定：當勸募所得在一千萬以內，勸募團體可以用所得的15%支應辦理勸募活動的必要支出。我們來算一下：case本身的總所得(勸募+利息)7,230,869元的15%為1,084,630元。咦，好眼熟啊!!!再一看那些零頭都落在場地費，哪一個場地算錢這麼precisely，小編覺得好厲害!!!

公益勸募條例：http://goo.gl/jNLCw
群眾募資與公益勸募的差異：http://goo.gl/mAI2uC
ps. 小編覺得，也許可以這樣算：(僅勸募)7,230,804元的15% + (利息)65 = 1,084,685 就可以多花55元......在場地費上唷......

註：以上僅為片面資訊解讀，該募款專案實際操作情形與金額以衛福部相關資料為準。

桃機祭品的成本與效益

桃機沒淹水送珍奶統計表於下午統計截止，數量約21萬杯。
統計結果傳送門：http://goo.gl/Dtm8wH

然後新聞就開始報導啦，說發文網友為了履行承諾要準備大約一千萬元。
新聞傳送門：http://goo.gl/wQPcl6

是說，這件事情跟俺們總務有什麼關係？
大概是「總務訂飲料的時候大家甜度冰塊都不一樣實在很抓狂」對吧？
數感台灣傳送門：https://goo.gl/9O8poc

但，身為一個U質總務，我們還可以考慮更多。
或說，必須要考慮更多。

假如我們今天要購入並發放21萬杯珍奶，該怎麼做？
首先來進行數據分析。按照新聞裡說的，每杯珍奶40元，21萬杯要840萬元。不覺得好貴貴嗎？此外，以台灣每年賣出10億杯手搖茶、全台共有9000家手搖茶飲品店的數據估計(數據參考：http://goo.gl/0jk4L6)，平均每家店每天賣出300杯左右。很明顯的，要一次買到21萬杯珍奶絕對不是直接跑去跟店家訂就能搞定的。

我們必須計畫一下如何完成實際操作、降低成本、提高效益：

#公開招標：一次買21萬杯真的是大客戶，誰家不想要搶這個商機和鋒頭呢？別忘記利用賽局理論好好地跟廠商殺價，以量制價更是理所當然的對吧ˊ_>ˋ

#企業贊助：現在這件事情已經上新聞了，如果真的送，一定也還會再上新聞，這樣的廣告效益只要操作得當，相信會有企業買單。直接跟桃機商量贊助也無不可，就當作是「桃機不負眾望沒有淹水」的慶功吧！

#考慮自行生產：因為21萬杯實在不是個小數目，就手搖茶原料成本評估，如果改以短期聘雇人員＋租借場地器材＋低價收購原料自行製作，其成本有可能低於跟廠商殺過價之後的金額。(小編個人認為這個取決於殺價&拉贊的功力....)

#解決物流問題：21萬杯珍奶(屬於易變質、易損壞的物品)要送到全台各地民眾的手上，一定要妥善安排與物流公司的合作，可以考慮招商、找贊助，或者直接安排到定點自取等等。

#善用廣告效益：像這種噱頭，怎麼可以只讓可能的手搖茶廠商和物流公司被宣傳？談企業贊助的時候就是條件之一，例如：使用對方提供的容器或提袋承裝、容器加印或加貼logo、飲料附贈廣告傳單或其他文宣品等等。當然，事主也可以把握機會好好宣傳一下自己啾咪。

誰說送21萬杯珍奶要花千萬？
想了解優質總務X公關的技能，歡迎報名掌櫃特訓暑期班：
https://goo.gl/nSCkVj

總務的職業病 - 中文大寫數字

某日小編J在家寫字，目標是寫出臺灣大學 ......
結果寫成了壹灣大學0^0"
原來小編J當總務太認真，結果罹患了嚴重的職業病......

正式的單據或文件上我們會使用中文大寫數字：
「壹貳参肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬」
文件用電腦打字還出錯會被嘲笑der
至於單據，寫錯就只能作廢囉~
所以不確定怎麼寫的字還是乖乖key出來再抄比較保險唷>w0
------------------------
以下是容易寫錯的部分，提醒大家多加注意：
壹：不是「臺」
貳：異體字「貳」、「贰」宜避免，「弍」是簡寫更不OK，另外右邊是「弋」不是「戈」唷
参：異體字「参」、「叁」宜避免
肆：不是「肄」
伍：是「亻」部的不是「扌」部的
陸：(這應該不會寫錯，只會念錯)
柒：不是「染」
捌：不是「扒」
玖：它是「玉」+「久」，不是任何其他組合
拾、佰、仟、萬：沒事多掏出銅板、鈔票來看ˊ_>ˋ

親愛的，請你省著點花

如果你知道一顆飛彈造價上億，就不會不小心按錯了吧ˊ_>ˋ

上億的飛彈一發射出、遠在天邊；
而近在眼前的學生活動是如何瘋狂燒錢的？讓小編算給你看：

一場畢業酒舞會，光場地費就要10萬元。
一次系迎新花在夜燒的錢總共大約要10萬元。
一場200人參加的party，餐點的費用約莫10萬元。
一個150個人、4天的活動，不算早餐消夜飲料，只算午餐晚餐的便當，也要10萬元。

假如換算成基本工資，每小時120元，要賺到10萬元需要833小時；
假如每天辛勤工作10小時(完全翹課就對了)，需要84天；
假如每週工作5天，需要17週，也就是大約4個月。

你得辛辛苦苦工作一個學期還不吃不喝，才能夠支付一個活動的其中一個方塊、一個場地、或一頓飯。

好吧，你可能會說，不要去打工，改當家教。
改成時薪600元，每天教2個小時，每週教5天，也是一模一樣的結果。

花錢非常容易，但是賺錢很難。
下次，在你開預算、刷金融卡、將大把現金灑出去之前，
請想想你的父母、你的公關部員、甚至你自己，是花了多少時間和心力才掙到這些血汗錢的。

ps. 要賺到一億元，假如平均月薪5萬元、全年無休且毫無花費，要工作167年。

掌櫃特訓班的理念與初心

一個夢想改變大學生經濟力的工作坊
文．中國醫萬年總務 張思婕

在第一梯次的掌櫃特訓班，我們使出渾身解數，將資深總務的技能與法寶竭盡所能的分享給學員們。感謝各位的支持與協助，讓活動得以圓滿落幕，並獲得相當的好評，令籌備團隊備感欣慰。

當初會舉辦這樣的活動，主要是有感於總務（公關）技能傳承與財務觀念普及之必要，希望透過有系統的教學，讓學員們在短時間內吸收大量資訊，並奠定正確的財務管理基礎，提升自身甚至所屬團隊的財務管理品質。
可是，在這次活動之後，我發現自己太過小看現實的嚴峻程度了。

「風氣與資源匱乏」
我們的學員是來自各校系的佼佼者，有才華、有主見，並且個個身負重任，為舉辦活動或承接組織，犧牲端午連假來自我進修；但，觀察學員的課堂提問與實作情形，我們發現：多數的學員在接受培訓之前對財務管理的基本知識極為薄弱，也就是說，即使是大型國際活動或學生組織成員，也普遍缺乏金流系統概念與相關學習資源。

「人活著，就需要錢」
雖然我們的課程設計著重於學生活動與學生組織的財務管理，算是相當小眾的主題，但事實上，人類社會中無處不用金錢，從學生時期的活動、組織費用管理、乃至於就業後的企業財經、個人理財，都需要具備相當的財務管理能力，否則終將落入金錢洪流中載浮載沉、掙扎求生。然而放眼望去，台灣大專院校的青年學子，尤其經濟條件佳、專注於課業的高分族群，在財務管理方面不僅缺乏能力，更缺乏重視。

「不受歡迎的財務管理」
人事與經費，是成就任何類型活動或組織的必要條件。其中，人事部分就是因人成事，仰賴團隊成員的感情、目標與能力；而經費主要與制度有關，從企畫、預算、消費、作帳、核銷，無處不是規矩。也許就是因為財務管理工作的性質較為死板、無趣、缺乏彈性空間，筆者所見的學生團隊多著重於帶動團隊氣氛、發揚活動的理想與意義，而對財務管理興趣缺缺。加上長久以來對於財務管理業務的誤解（例如：總務的工作只有管錢作帳、預算就是要多開一點以免被砍......），一般部門的團隊成員，對於「加強、落實財務管理」通常抱持輕視甚至排斥的態度，財務部門也欠缺增進專業能力的意願，財務管理工作因而未能獲得應有的重視。

為此，我們希望將這些重要的觀念傳遞給更多人。
掌櫃特訓班籌備團隊鄭重推出新一梯次的「掌櫃特訓暑期班」，並參考首梯學員的意見，將課程內容重新安排、壓縮至兩日內進行。我們誠摯的邀請各位與我們一同徜徉於金流之中，深入了解企畫書撰寫、經費申請與核銷、預算編寫與審查、基礎會計與作帳技巧；從系統講解到現場實作，從管理制度設計到軟體操作技巧，我們將帶給各位全方位的完整培訓，不僅能立即改善所屬團隊的財務管理品質，更能應用到未來的理財規劃。改變青年學子的金錢意識，由你開始！

掌櫃特訓班 八月中旬 在台中

想即時獲得活動最新資訊，敬請填寫：
https://goo.gl/qHuFZp

檔案命名整理術

最強檔案命名整理術!一次解決千頭萬緒的檔名們

Problem

辦理活動總是需要大大小小的文件，舉凡企畫書、預算、粗細流、名單、講義，無不經過千錘百鍊、再三修改。在改版的過程中，同學們常以「第一版、第二版、最終版」來命名檔案。雖然能夠理解同學們想要定稿的心情，但天有不測風雲，加上墨菲定律，所謂的「最終版」通常還會再改，以至於出現「最終第二版、究極版、究極再改版」等版本名稱，最後根本看不出來版本們的新舊次序。

除了版本以外，windows系統還有其他的命名特性，例如不能有「/」符號（檔名日期不能寫2016/7/1）、檔名後加上「.XXX」是副檔名、同檔名的檔案不能重複開啟（例如不同活動的「預算表」不能同時開啟）、檔名排序規則等，諸如此類，有許多值得注意的地方。

Solution
＊統一命名：活動或組織內部宜統一規定各類文件的命名，以利整理與利用。
＊精確命名：檔名中不宜有情緒性字眼、形容詞或表情符號，如「好棒棒完美企畫書」、「*~通訊錄~*」等形式，應該避免。
＊以單位命名：為避免檔名重複無法開啟、交接與搜尋時容易混淆等情形，建議檔名前冠上活動或組織的年分(或屆數)與名稱，若活動名稱過長可以簡寫代替，如「M57系迎新預算表」、「2015北大企畫書」。
＊以修改時間命名：需多次修改而保留各版本的文件，為分辨版本新舊， 宜在檔案後加上修改日期如：「2016掌櫃工作坊企畫書0625」。日期格式不宜使用「/」符號，也不建議使用「.」，考慮到檔名的整齊美觀，建議補0，也可以加上括弧。長期活動或跨年度活動宜考慮加上年分，一般短期活動則可以省略。

------------------------

檔案排序(windows系統，依版本不同可能有所差異)
＊阿拉伯數字：如檔案數量超過10個可在編號前面補0、超過100個補00，否則排序可能變成「1、11、12、13...、2、21、22、23...」（依系統版本會有些微不同）
＊英文字母：由A排到Z，大小寫不影響。
＊中文：以筆畫排序，須注意中文數字會排序失敗。
＊符號：各種符號與空格依系統版本會有些微不同，可以實驗看看喵。
＊批次改名：可以參考 https://goo.gl/S1llcj