總務的禮品收藏&送禮技巧大公開

禮品代表一個人或一個組織的門面、格調和禮貌。
一份合適的禮品，必須有面子、有裡子，還要符合自己和對方的身分。
下面就讓總務教你所有的撇步!!

1.總務的禮品收藏大公開

俗話說，禮多人不怪，又說，送禮送到心坎裡。
送禮是全世界的通用禮儀，尤以華人特別喜歡送禮，其中的學問也特別大。
以下就來向大家介紹資深總務的禮品收藏秘訣。

＊常備禮品的評估標準

#實用性
　　所謂的實用性並非「生活中會不會用到」，而是「我自己會不會去買來用」。一般人常常搞錯這兩點，例如相框、馬克杯，就是經典的「能用但沒人想要」的禮品。也就是說，把自己當成受禮方，尋找「如果我收到，會很自然的拿來用」的禮品，是比較恰當的。
　　符合這個條件的禮品常見的有：食品類、文具用品類、家用清潔類、3C配件類、菸酒類（特定對象）等。官方禮品、收藏或紀念性質、特殊品牌、高價位等非一般性的禮品不在此限。

#保存期限
　　已經計畫好何時要送給誰的禮品，只要確保禮品送出之前沒過保存期限即可。常備禮品最好是沒有保存期限的，例如居家或辦公擺設、沒有使用期限的禮券、文具類、飾品類等比較適合。
　　特別注意「可能提前壞掉」的禮品，例如冰品／巧克力（易融化）、鮮花／玻璃陶瓷（易破損）等，除非現買現送，否則不建議。有些禮品有「年分」或「季節」的問題，例如茶葉和酒，尤其價位較高者，不是內行人請勿輕易嘗試。

#體貼度
　　送禮需要針對對方的需求而定，應考慮對方的身分、年齡、性別、送禮目的等等。常備禮品入手時還沒有特定的贈送對象，所以最好選擇大部分人都適用，就算不適用也方便轉送的東西。有些禮品具有特殊的指向，在選購的時候可以加以考慮，例如台灣特產特別適合送給外國朋友。
　　男性：一般年輕男性對物質細節的要求較女性低，通常只要禮品的外觀、質感過關即可。另外，也可以送禮給對方的伴侶。
　　女性：與「美麗」有關的禮品幾乎都適用，但要注意年齡層和使用習慣；「可愛的、萌的、唯美的」東西，即使沒有實質用處，也很受歡迎。

＊禮品的屯田制：
　　最優秀的禮品特質當屬「我買來自己用，但有需要的時候可以打包當禮品送」。一般學生因為經濟條件較差，較少購入必需品以外的東西，可以調整為「我買來當禮品，但就算沒送出去我也能自己用」。以總務而言，如果負責採購活動或組織用禮品，則應該考慮「多買一些備用，以免禮單有漏，但最後剩下的，我或同學可以自行吸收」。
　　就算對方不喜歡、不適用、已經有了，也可以很方便、很有面子的轉送出去，就不失為一份成功的禮品。符合這種條件的禮品，以食品類、文具或居家擺設類、家用清潔類等較常見。

2.禮品的準備細節

#妥善的包裝
人要衣裝，佛要金裝，禮品當然也要包裝，不但給受禮方良好的印象，也做足給對方的面子。包裝形式視禮品的等級和送禮對象而定。較高級的禮品一般都有配好的禮盒、提袋；一般禮品則可以自行搭配包裝容器和包裝紙、緞帶等裝飾。整體而言，務必乾淨、整潔，能表現特色，但不過度裝飾為主。考慮對方攜帶的便利性，一般禮品附加提袋是比較體貼的。
#禮品內容
禮品內容按送禮目的與對象挑選，常見禮品一般都可以送；有些禮物有其代表的特殊涵義，例如花朵各有應對的花語。除此之外，傳統習俗中禮品的禁忌很多，例如不能送鐘、送鞋，各種場合如婚喪喜慶、新居落成、升遷等，也常有特定適合或不適合的禮品。建議大家平時多觀察、多尋找相關資料。

#送禮人
送禮需考量自身的身分和經濟能力，以免顯得小器或打腫臉充胖子。學生經濟條件較差，不適合贈送太過昂貴的禮品，通常贈禮是以表達感謝或友好為主要目的，因此可以致贈自己設計的小禮品、具有特殊紀念價值的小物，或者食品類、文具類、裝飾品或玩偶等物品。

#受禮人
送長輩禮物要盡量迎合長輩的喜好。一般長輩喜歡「大」且「多」的禮品，不建議「小小單一個」的精緻型禮品，不一定要價格高昂，但切忌小家子氣。如果有預算上的考量，可考慮寫卡片或親手製作，以表心意。送給合作對象的禮品則需講究誠意，選禮、份量、包裝上，盡量著重於「用心準備」的感覺。送給平輩或晚輩的禮物較可以隨意。

3.送禮時機

送禮時機大致分為三類：甫見面、進入正題時、離開前。

#甫見面：見面禮，可表達歡迎、感謝、友好等，也是基本禮節，與對方打招呼時一併送上，讓對方一見面就留下好印象。

#進入正題時：有目的性或特殊意義的禮物，可挑選恰當的時機，配合氣氛營造或風俗習慣 ，例如生日禮可在切蛋糕時送上。

#離開前：餞別禮，通常是在送別的時候，致贈對方具有收藏紀念價值的禮物，以資懷想。

熱血總務不能沒有的資料夾大公開

一場大活動的唯一生存證明
公關力滿點的血汗總務，他的資料夾是長這樣子的…

#企畫書：雖然設計企畫是活動的事，用企畫書是公關的事，但是總務必須全程把關，因為怎麼算錢怎麼核銷都看企畫書！
#贊助帳表：要抵稅收據的贊助款項都是學校登記有案的。
#拉贊SOP：拉贊流程中公關與總務是連動的，必須合作設計。
#核銷單：噓！這是學校行政人員往上請錢key出來的單子唷~~
#印刷帳：活動或組織和影印店簽約之後的簽帳單，通常錯誤百出，要小心對帳。
#估價單：舞台、燈光、音響、攝影、錄音等廠商之設備租借與人事費用估價單，要蓋店章才有效力哦。
#派車費用表：學校特約派車公司的費用表。好總務的行情量表。
#保險費用表：學校特約保險公司的費用表。好總務的行情量表。
#人員資料表：工作人員的名單與保險資料核對表。
#簽到單：核銷必備！！！好總務的必備隨身文件。
#單據：勇士的寶劍、文豪的筆墨、美女的紅妝、總務的單據。
#單據風琴夾：就沒有比風琴夾更適合儲存單據的小物了。
#總務隨身包：
#存摺：刷刷刷、刷刷刷......
#筆：當沒有電腦的時候，紙筆就是總務的生存工具。
#會計章：如果不想簽名簽到手腫，就做一個吧。
#私章：總是會用到的，注意不要和存摺放在一起。

ps 預算是最高機密，而且版本眾多，一般不印出來，請各位自行想像ˊ＿＞ˋ

＊

好的總務有好的總務包
恐怖的總務有變態的總務資料夾

by 不小心點到公關技能樹的困苦總務

201606掌櫃特訓班

這是一個專門給總務與公關的A錢工作坊

文．中國醫萬年總務 張思婕

現代的大學生，尤其是排名較前面的校系學生，普遍家庭景況尚佳，沒有經濟壓力，又因為著重念書升學，致使生活經驗不足，尤其對金流的概念、對相關法規的了解、以及對金錢的執著，都非常有限。在這種情況下，我看過的學生總務，沒有不雷的。

＊

「一個人的總務」
總務之所以雷，實屬非戰之罪。一般人總是誤會總務的工作內容只有保管錢、記帳、算帳，只要細心（不會把錢弄丟算錯）就行。有趣的是，客觀的計算能力和文書處理能力通常也並不在考慮條件中。然而事實上，總務所承擔的工作包含 #出納（給錢）、 #會計（記帳算帳）、 #預算編制與審查、 #核銷辦理，過程中所需要的 #報表製作、 #文件格式設計、 #經費教學 等都不能少，有些時候連 #招商（比價）、 #採購 等工作也一手包辦。這些在一般公司或單位中是分屬不同部門、不同專業人員所負責的業務，在學生活動或組織中，往往由於缺乏專業理解，也為了管理上的方便，全部集中在一個總務身上－－還不是總務部門，我還沒有看過總務手底下有組員還是部員的。

＊

「雷的總務」
這麼多複雜的工作，牽涉到多少法規、行規、生活歷練，讓一個（或兩個）缺乏經驗專業能力的學生總務獨力完成，怎麼可能做得好呢？但是，每當學校、系上有大活動，常能聽見同學抱怨：總召很雷、部長很雷、某幾個組員很雷，卻幾乎沒有聽說過「總務很雷」。
之所以沒有人發現總務的雷，是因爲對多數人而言，不管是活動還是組織的經費都不是自己口袋裡的錢，無論多了、少了、浪費了、花到哪裡去，都與自己沒有切身相關。就算支付活動籌備費用，大眾心理也會自動把風險分散：反正每個人都繳錢了也不是只有我買單。相較之下，公司職員至少還會關心公司發的薪水金額對不對，而我們學生對於經費不但無感，甚至可說是完全漠不關心。更何況，一般同學既不是會計師也不是企業主，不懂預算、不懂核銷，更看不懂財務報表，根本沒有能力檢視總務的工作成果。

＊

「都是因為錢太多」
雖然失職的總務必定造成行政部門和公關部門的困擾，最常見且明顯的就是「搞不清楚到底有多少錢可以花、要花多少錢」以及「錢不夠」。但實際上，現今社會資源豐富，教育部給予學校、學校給予學生的活動經費相當充沛，一般同學的經濟條件也頗能支應基本活動開銷，對大多數學生活動或學生組織而言，錢不夠並不會造成很大的壓力－－反正跟老師家長拉贊、跟參加者收費就好了嘛。至於帳算不清楚......要是作帳的問題這麼容易被發現，就不會有這麼多貪汙、洗錢、逃漏稅的事情發生了。
可是，總務做得不好，真的沒有關係嗎？對於學校的行政人員來說，申請了經費卻沒有核銷，會造成多大的困擾、對未來的經費申請造成什麼樣的阻礙，我們都了解嗎？很多慣用的核銷手法或單據是違法的、違法的、違法的，我們曉得其中的分界嗎？將不正確的帳務資料傳承給下一屆，可能導致學弟妹在經費操作上的重大錯漏或疏失，而我們自己在接手學長姊傳下來的資料時也必須保持懷疑不能盡信，這樣不是惡性循環嗎？

＊

對於學生來說，經驗與技能的失傳實在太可惜了。
現在，我們有機會改變「總務」的悲慘現狀，因此決定試辦第一梯工作坊。「掌櫃特訓班」集結了資深總務數年來的實戰經驗，邀請各位一同揚帆，進入暗濤洶湧的金流航道，從頭到尾走一遍。從企畫書生成、編寫預算、審查預算、申請經費到消費、處理單據、辦理核銷，從技能精華講解到實際操作，從業務設計方針到軟體操作技巧，給各位全方位的全能總務訓練。改變團隊的金錢意識就從自己做起。

掌櫃特訓班 6/09-11 在台中

想即時獲得活動最新資訊，敬請填寫：http://goo.gl/forms/uDguomHVwFEFyly23

[ 講者介紹 ]

講師身為一枚充滿惡意與怨念的暗黑總務，期以殘酷無情的資訊填塞，配合慘無人道的現場實作，讓學員們不得不披荊斬棘，在壓力下接受重重考驗，親身體驗血淚總務生存之不易。

[單據變現金]  

6/10 總務大逃殺之入場規則

1.報到時，每人需繳交20張以上單據，種類及日期不限*，未達20張者，每少1張收取10元入場費。
2.自第21張起，每多繳交1張單據，可於當天結束後領取獎金1元，金額無上限。
3.單據繳交前請妥善整理，如因單據雜亂致使計數困難，以現場工作人員計數結果為準。
4.單據有破損、嚴重髒污、皺褶或褪色至難以辨識者，不予採計。

*各類單據包含發票、收據、車票、郵資券等。你拿得出來，我們就敢收。

想用家裡大把的過期發票換現金嗎?
想了解進一步的消息，請填寫以下表單：
http://goo.gl/forms/uDguomHVwFEFyly23

錢多必有失.....

總務：我昨天算帳，發現我們的錢比帳上少了2000元....
幹部：什麼!?那錢還夠用嗎?公關部~你們那邊募款狀況怎麼樣?
總務：......(這是收支帳的問題跟公關部有什麼關係?)
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(幹部會議)
總務：我昨天算帳，發現我們的錢比帳上多了2000元.....
幹部：喔~~那很好啊!!吃慶功宴!!
總務：......(你們以為這是大風颳過來的飛錢還是母錢生出來的小錢啊?)

你問我錢多出來代表什麼意思?
你覺得錢們會待在一起相親相愛生出寶寶嗎?
錢多出來就是在說你們呢，有人的錢擺在我這裡卻沒寫在帳上，還挺樂呢.....

厲害的總務不能沒有的配件！

總務隨身包

它是一個比發票略長，比收據略高的拉鍊袋，防水佳，務必以生命保護

他必須吞得下......
#銅板：公費零錢，總務要具備隨時可以換錢找錢的功能
#會計章：總務名字的小章，用於各種手寫單據(eg領據)、核對確認等等
#深色粗原子筆：總務愛用、適合簽名的深色粗原子筆，不可以用鉛筆或擦擦筆
#名片：各種廠商、餐廳經理、業務員、繳費資訊......
#發票：各種大小，核銷用的就打統編，其他拿去對獎
#收據：分為核銷用的、不能核銷的、要開給別人的、已經開的總務收執聯......
#鈔票：公費錢錢，總務要具備隨時可以借錢領錢的功能
#存摺：時不時刷摺對帳用，放了存摺就不可以放印章，萬一同時被拿走就完蛋了
#領據：有些活動或組織會需要領據，或者也可以用白紙自己寫
#空白紙條：可用於領據、預支單、借據、計算紙、塗鴉、摺紙鶴、總之必備

研發成功分享給有可能成為困苦總務的各位。

＊
好的總務一定有一枚好的總務包
簡單的投資造就一枚好總務

匯款、轉帳、無摺存款傻傻分不清楚 ?!

你是否還在為了匯款、轉帳......各種千奇百怪的金錢流通方式疑惑徬徨而無措?

來來來，讓身經百戰的總務為你大解密，一次get所有知識!
（以下為一般情況，可能有例外ˊ_>ˋ）
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＊常見繳款方式
匯款：所謂臨櫃匯款，可持現金至任意銀行或郵局辦理現金匯款，或至自己持有帳戶的銀行或郵局以存款匯款，手續費較高，如本身並非該銀行或郵局客戶(現金匯款)，手續費會大幅提高。
轉帳：使用自動櫃員機(ATM)、網路ATM(使用讀卡機)、網路郵局/銀行(需事先辦理開通手續)皆可進行轉帳，方便快速，手續費較匯款低，通常郵局轉郵局、同銀行互轉可免手續費。
無摺存款：持現金至對方持有帳戶的郵局或銀行辦理，一般免手續費。
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＊ 少見繳款方式
支票：有支票的人不可能不會用。
劃撥：可大致理解為郵局的匯款專用的帳戶，不常用，可忽略。
現金袋：真的很少用，可忽略。
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＊繳款資訊
款項進入對方的帳戶之後，對方的帳戶紀錄(例如存摺)上會顯示該筆金額以及交易資訊以供辨認款項來源，因此需於繳款後告知對方相對應的繳款資訊，通常不出繳款人姓名、戶名、帳戶末5碼、郵局局號等幾種，以供對方對帳。
常見釋疑：
1.我爸用我媽的帳戶幫我轉帳：我媽的名字(戶名)+我媽的帳號末5碼
2.我弟拿我的現金去匯款：我弟的名字(匯款人)
3.我自己去郵局無摺存款：存款憑證上郵局所蓋的戳章上的郵局局號(或上網查該郵局支局的局號)，格式為：0XXXXX-X

統一發票專用章

基本知識:

業額高於20萬：必須開發票，需申請統一發票專用章。

營業額低於20萬或性質特殊：可以開普通收據，免用統一發票，沒有統一發票專用章。


統一發票：除了收銀機發票&電子發票(含網路)可以條列列印統一發票專用章規定內容以外，發票一律加蓋統一發票專用章。
統一發票專用章：必須有營業人名稱(公司行號名)、統一編號、地址、「統一發票專用章」字樣。
備註：統一發票專用章不得用於收據，有統一發票專用章的商家按法規必須使用統一發票。
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收據：現行法規沒有規定格式，常見機關單位的內部核銷規定是收據需要加蓋載明「統一編號」的店章。
免用統一發票專用章：現行法規沒有規定，有些機關單位的內部核銷規定是收據需要加蓋載明「 統一編號」 的店章 、且店章需有「免用統一發票專用章」字樣。
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充要綁定：
統一發票+統一發票專用章
收據+「非」統一發票專用章且有統一編號的店章 (「免用統一發票專用章」字樣按各單位規定)

總務畢生恨憾：夥伴就是一群中二

以下皆為真實故事，是總務一步一步深深淺淺的足跡，點點滴滴的辛酸血淚。
那些年，我們一起雷過的總務

總召：我不是很確定有哪些事要做欸，你幫我順一下大家的行事曆好不好？還有上次說要比價的那個，我已經買了，歹勢啦忘記跟你說......蛤？你說公關不填帳表？那你去跟公關說啊幹嘛跟我說？

場器：廠商的價格我不太清楚欸，你能去跟廠商談吧？可是跟廠商約的那天要上課，我就不去了......那個場地費啊，對方跟我說彩排也要算演出時段的價格喔，我有問對方說我們要用的場地和器材能不能算彩排，她說不能欸～

公關：企劃書要怎麼寫啊？這樣那樣嗎？啊那個帳表我不小心忘記了，過兩天再填給你啦～紀念品的數量我好像算錯了耶，我自己數的說......那可以請廠商再做3個嗎？我們上禮拜寄出邀請函了，可是他們都沒回，所以我也不知道哪些大咖要來餒(嘟嘴

文宣：我下禮拜給你稿，呃，下下禮拜......不對下個月好了。欸欸廠商跟我說他們7天做不出來啦要算急件要漲價餒怎麼辦啊？？還有那個邀請函廠商印反了，我覺得要重印啦QQQ

生活：欸那個....店家跟我說金額不太對欸，可是訂餐資料我已經丟掉了，差幾十塊而已沒差吧？還有那個我們跟大家收的餐費餘額和帳上對不起來......可是我也不知道錯在哪裡，就交給你處理囉~~

活動：我們忘記開某個道具的預算了啦~~可以買嗎?四千塊而已拜託啦~~還有一個道具因為提前曝光所以要重做了也需要錢>"<。對了對了，我們有組員忘記打統編了啦，可以核銷嗎？還有整個錢包連收據一起丟掉的、發票被風吹走的、廠商只給估價單的，對不起啦拜託你惹~~

心靈雞湯不能喝

(行前籌之秘密方塊影片播放中)

總召：看看我們籌備期以來的辛苦~~感謝大家願意來參加這個活動，相信我們明天一定會有完美的表現!!!
群眾：(歡呼((抹淚

與此同時......

(行前籌之走廊上)
總務：啊，喂，你好我是中國醫的....對對對那個明天中午的便當，一百三十個葷十個素，嗯，對，沒問題嗎，好那十一點在門口，好，好，謝謝，掰掰。
總務：你好我是訂明天晚上.....對對對，對，都裝在一起就好了，不要湯，四點半，對，要請你們提供收據喔，嗯，好，謝謝，再見。
總務：請問是.....我是明天半夜訂湯圓的那個.....喔對，呃，大概十二點我一個小時前會再跟你們確認，不好意思這麼晚，對，嗯，好好好，謝謝謝謝.......
(阿，插播)
總務：喂，飲料到了？喔好，好，好..........(推門)
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(行前籌之秘密方塊進行中)
總務：飲料到囉~~是總召準備給大家的驚喜唷=D
群眾：耶~~~謝~謝~總~召~~~

總務人生

大學時代參加系上第一個大活動，我接下總務長，就此開啟了總務人生。

part1
但這起點說真的相當扭曲。和大家一樣，咱原本以為總務不過管管錢、算算帳，只要細心負責就能做好；可是拿到學長學姊給的資料之後，我各種糊塗了：為什麼租借場地器材的押金算在支出、退回押金算在收入？有好幾筆沒有項目名稱的收入到底是哪來的？核銷經費的流程和說明怎麼只有一句「找OO」，還有什麼叫做「反正去跟XX便當店拿空白收據就行了」？為什麼前一屆的預算是參考前前屆的預算寫出來的？還有帳表上一大堆的綽號代稱簡寫，根本看不出來到底是誰跟誰把錢弄到哪裡去了。

所以，我的總務技能養成種子，可說是一種對前人的不信任。至於養分？噢，我真要感謝那些比地雷還要雷的合作夥伴們。

part2

咱們醫學生個個很會唸書，並且身懷各種絕技，尤其有的一個特殊絕技叫做身為生活白痴卻不知哪來的自信。結果，從一年級下學期開始我陸陸續續接了幾次活動總務，最被開發的不是管錢技巧，而是傳教佈道能力與防笨措施設計能力。發票與收據的分別要教、登入google才能打開雲端硬碟要教、連「excel和手算的數字如果不同，一定是excel算的對」也要實施手算-exclel-手算-excel之反覆驗證才能成功說服－－一位同學（但是算錯的訂單已經送了）（同一個活動還這麼錯了兩次）

par3

人常說，學生被允許犯錯，要有勇氣從錯誤中學習；但，這真的不代表學生應該要卯起來嚐試錯誤，還讓這種「錯了也沒關係」的氛圍吞噬整個校園。經歷了「把公家錢放在自己錢包裡最後忘了數目」、「在一疊核銷資料上填寫錯誤日期因此全部報廢 」、「放著10萬元的補助忘記核銷最後得重跑會計流程」種種之後，我還學會了談判與協商分帳、存壓歲錢借給活動墊款、安排應酬桌次(?)，以及最重要的一項：人非聖賢孰能無過。連學務處都可以買錯高鐵票、算錯活動人數、忘記付錢給廠商（13個月後被追帳）、寫出金額偏差25%以上的預算......而且都不用負賠償責任，我想，對同學們還是不要太苛求了。

part4

身為一個總務，我敢說自己是老闆心目中的優良下屬，活動或組織經費交在我手上完全可以高枕無憂。但說實話，咱真的不是一個好同僚。除了架子大脾氣壞遲到早退（阿這是個人問題）以外，總是訂定無數麻煩的規則、逼迫大家填寫一堆複雜的表格、每次開會都在銃康其他部門、被問到請款核銷流程的時候毫不耐煩還滿臉不屑、不管活動出什麼事情一概拼命哭窮......好吧，只有便當好吃、慶功宴奢侈、最後還能退錢這三點還算有點貢獻。總務哪，在舞台上完全沒有表現的機會，說起話來總帶著點錙銖必較的銅臭味；整天就抱著錢（和一堆紙），活動前的汗水，活動後的掌聲，彷彿都與我們無關。
但，雖然咱只是個卑微且視錢如命的小總務，我的心中，正在醞釀著一個非常巨大的夢想......