瑞士起司理論 (後篇)

[ 瑞士起司理論 (後篇) - 預算審核系統 ]

當你拿到一份待審的預算，首先會看什麼呢？
預算標題？細目金額？總金額？

還是...?

某日總務家的(前)學生議員在討論審預算實務
審預算該按照什麼順序、從哪一筆金額開始看？
路過的掌櫃J：
先看收入預算和支出預算是否都有編列
沒寫收入預算直接退回去ˊ_>ˋ

上一篇瑞士起司理論告訴我們：
為防止意外發生，應設立重重防護系統，盡量把所有的疏失攔截下來。在各種「系統」裡面，「人的腦袋」最精密、變數最大、最容易有不可預期的漏洞。因此，先透過工具把一般系統性的問題篩出來，再用人力思考做「縝密而有彈性」的檢視是較為快速而有效的方法。

由此可知，拿到一份預算時，不要先看金額，先讓既定的系統規則幫我們快速找出各種錯誤。
1. #格式：包含標題、預算表格的欄位是否完整、收支是否皆編列等。如果基本格式都不對，這份預算的可信度就很低了，尤其沒有收入預算的預算，就像沒有醬汁的炸蝦，根本沒有審的必要。
2. #項目名稱：款、科、目、項等各種科目名稱及編號是否正確。在這部分出錯的預算表示其編列者沒弄清楚編列方和審核方的共同語言，審這份預算只會是雞同鴨講，應直接退回修改。
3. #資訊是否充分：如各項預算的對應企畫、企畫內容如時間地點人數、支出項目的規格如尺寸材質等是否皆標明。審理預算最重要是看合理性，若資訊不夠充分，要怎麼判斷是否合理呢？應補足細節再審。
4. #項目是否合理：項目與企畫、項目與項目之間的因果關係是否成立，以及有無多餘或缺漏的項目。在金額之前，應該先看項目的合理性，譬如中午結束的活動預算中出現晚餐，無論金額多寡都要打叉叉。
5. #金額：金額有無過高、過低、計算錯誤。最後，當你手上的預算都通過以上關卡，接下來就靠審核者對預算金額的了解程度與敏銳程度，來抓出有問題的金額囉。

以上五個步驟，前三個完全是靠系統，只要預算格式和編列規則設計得好，會有良好的debug功能。第四個步驟是確認邏輯性的問題，第五個步驟才真正是預算金額的審核。比起從頭到尾逐條看細目，這樣的審核是更加省時、省力、錯誤率低的方法。

ps. 其實還有一個前置作業：
0. #計算：在拿到預算之前，先確認一下，如果都是人工手算就先別審了，等excel跑過一遍確定數字沒算錯再說。

看了那麼多，好像都是紙上談兵。
想實際編列、審核預算，歡迎參加掌櫃特訓班。
預算心法、編列預算、審議預算，三種願望一次滿足。

瑞士起司理論 (前篇)

[ 瑞士起司理論 (前篇) ]
－－羅馬不是一天造成的，意外也不是

瑞士起司理論，Swiss Cheese Model，是形容「意外事件」之所以發生，是因為剛好同時穿過每一道防護系統的漏洞。

以瑞士起司做個比方：每一片瑞士起司上都有一些小洞，位置和大小各不相同；理論上將很多片起司疊在一起，是不能透光的，但如果有一組起司的洞剛好排成一列而重疊，就能夠讓光線通過。

一片瑞士起司，代表一道防護系統，而起司上的小洞代表系統的漏洞。單一個系統漏洞通常不會造成不良結果，但如果一個疏失竟然通過層層關卡的漏洞，都沒有被攔截下來，就會發生意外。

因此，降低意外發生機會的方法是：系統分析找出每道防護系統的漏洞，設法縮小，並減少每層漏洞排成一列的機會。只要有任何一層防護系統將疏失擋下來，意外就不會發生。

掌櫃祕技之三秒鐘保險評估

                         

我們都知道辦活動要保險，尤其系迎新、OX營，出門玩好幾天總是要保個險才安心。

可是?保險保險，究竟是保什麼險？怎麼保？要花多少錢？

以下分享：掌櫃祕技之三秒鐘保險評估                                         

(以下數字皆為「感覺」用的估計值)

●○○第一秒：優先保旅遊平安險。
大部分學生活動旅平險都有保障
(當然，如果是譬如跳傘、極限運動的高危險活動就不一定了)。
此外，學生身分者還有學校投保的學生保險，詳情可以找軍輔組(或類似單位)查詢。
那為啥不保其他的險？
來聽講座讓我們告訴你：https://goo.gl/4qqr4r

●●○第二秒：以時間和活動危險程度決定保額&保費。
首先，以最短時間(1天)，危險程度最低(如講座)計算：
每人保費約15元，保額約50萬。
想像一下：講座前花15元投保，結果聽講座時被掉下來的天花板砸到往生，於是獲得50萬。
如果覺得一條命只值50萬也太悲慘，大家可以感覺一下什麼方案比較適用：30元保額大概100萬，60元大概200萬......。
通常越危險(有營火啦、上山下海之類)的活動，以及風險較高的工作人員，建議選擇較高的保費，理賠才不會太少(輕重傷殘廢也不會賠全額)。
時間越長當然保費越高，但不是單日金額x天數，視保額大概每天多個5元上下。
例如1天50元的險種，2天大概55元，3天大概60元，以此類推。
詳細價格建議查表；各家保險業者推出的方案都不一樣，如果學校或公司有特約的保險公司通常會再便宜一些。

●●●第三秒：找到保險公司/保險專員/單位特約保險業者
通常我們喜歡找特約(因為便宜)或熟人(因為方便又安全)。
如果你是學生，問問系辦或學務處通常可以拿到特約名單甚至費用表。
如果你是總務，建議找一位認識的保險專員，請他幫忙挑保險；長期配合的話辦理速度也會神快。
接下來有什麼問題問他就對囉=D
歡迎找我們的講師=D

tip：
＊注意旅平險保單必須填寫【生日(出生年月日)】和【身分證字號(或居留證號/護照號碼，外國人需填國籍)】以及性別。所以工作人員的資料要早點蒐集，報名表也要請參加者填妥這些資料，並注意保護個資。
＊千萬不要讓學校當要保人，請經費的時候會麻煩到想哭。
＊千萬不要用word整理這些個資，請用excel調整生日格式和檢查字元數。
＊不知道這些玩意兒在說什麼嗎？不用擔心，這些8月份的掌櫃特訓班會教，敬請期待~

☞☞至於更詳細的旅遊平安險內容、
☞☞為什麼不保意外險/公共意外責任險、
☞☞還有儲蓄險醫療險長照險人壽險blablabla
☞☞歡迎參加3/19的保險入門講座：https://goo.gl/4qqr4r

由員工菜單談民生至上主義

羨慕了嗎?
流口水了嗎?

以下我們來看看為什麼掌櫃J會擬出這樣的菜單~~

一般的學生活動囿於經費所限，節衣縮食幾乎是常態，尤其常見團隊為了有限的預算分配有所爭執。但是以總務的角度來看，之所以會發生爭執，是因為那份預算對自己人不夠好。

每個部門都希望能有更充裕的預算來呈現更好的活動、使業務進行更順利，但是怎樣分配才公平，可說是見仁見智。不僅如此，負責籌措經費的部門(通常是公關部)的壓力和預算金額是成正比的。誰願意辛苦掙來的錢被花在自己看不見的地方呢？

舉目所見，工作人員要自掏腰包的活動其實不在少數，更別提薪水了咱們個個都是志工；可是每當要砍預算，總是先砍自己人的餐費、交通費、住宿費，壓榨員工來讓參加者過好日子。每個人參加活動籌備團隊各有原因目的，並不是人人都有犧牲奉獻的熱血。受壓榨的員工怨氣，絕對是活動的致命傷。

在這樣的情況下，咱們總務提出一個策略：
先把活動的開支全部壓到底線，慢慢往上分配的時候對內、對外同時上加，甚至對內優先提撥。也就是說，爭取到的經費越多，員工就吃穿住得越好，把自己人照顧好了再照顧參加者。
孔子說親疏有別就是這意思。先安內再攘外也同樣是這意思。(是嗎???)
這樣一來，大家都是既得利益者(相較之下啦)比較不容易吵架，籌措經費的部門也更有動力，至少不會努力半天都便宜到別人。尤其是有收費的活動，若有盈餘就多補貼一點給員工(餐食、禮品、獎金等皆可)，也會讓團隊更有衝勁。

其中，建議以「讓大家在活動期間吃得好」為優先考量，因為餓著肚子工作總是特別令人不爽ˊ_>ˋ
(小編悄悄話：像掌櫃J就是個吃貨，其他都可以商量，要是沒讓吃飽就會各種發飆)
很多人說過：「想抓住男人的心，就要先抓住他的胃。」其實對工作團隊也一樣，填飽大家的肚子、滿足大家的需求、讓大家感到「待遇良好」，無比的重要。

掌櫃特訓班課前預習

距離掌櫃特訓暑期班二梯的時間只剩下十天了!!
各位學員們是不是跟小編一樣期待呢?
如果大家想要在課程之前先了解一些相關背景知識，請參考小編為大家整理的課前預習資料~~

＊對於課程中的"夢遊先生攻略秘笈"感到疑惑，可以玩玩看

Goodnight Mr. Snoozleberg：http://goo.gl/yPE533

＊想認識總務的財務管理工作內容，請閱讀下列資料
財務管理者的工作內容與素質(p3~6)：http://goo.gl/qxe0P8
專案規劃與風險管理：http://goo.gl/4d7LNc
財務管理職能：http://goo.gl/1y7hDe

＊想知道上課不會細講但是與實務密切相關的小知識，請看小編精選粉專圖文
(以下按po文時間排列)
總務容易遇到&需要預防的問題： https://goo.gl/03IBXU
統一發票專用章：https://goo.gl/f9li6S
匯款、轉帳、無摺存款：https://goo.gl/uVggO2
常用禮品注意事項：https://goo.gl/iuPAbW
檔案命名整理術：https://goo.gl/ty4M3y
帳表速讀與檢視：https://goo.gl/5L0bKH
攏絡人心的預算方針：https://goo.gl/HajIr1

桃機祭品的成本與效益

桃機沒淹水送珍奶統計表於下午統計截止，數量約21萬杯。
統計結果傳送門：http://goo.gl/Dtm8wH

然後新聞就開始報導啦，說發文網友為了履行承諾要準備大約一千萬元。
新聞傳送門：http://goo.gl/wQPcl6

是說，這件事情跟俺們總務有什麼關係？
大概是「總務訂飲料的時候大家甜度冰塊都不一樣實在很抓狂」對吧？
數感台灣傳送門：https://goo.gl/9O8poc

但，身為一個U質總務，我們還可以考慮更多。
或說，必須要考慮更多。

假如我們今天要購入並發放21萬杯珍奶，該怎麼做？
首先來進行數據分析。按照新聞裡說的，每杯珍奶40元，21萬杯要840萬元。不覺得好貴貴嗎？此外，以台灣每年賣出10億杯手搖茶、全台共有9000家手搖茶飲品店的數據估計(數據參考：http://goo.gl/0jk4L6)，平均每家店每天賣出300杯左右。很明顯的，要一次買到21萬杯珍奶絕對不是直接跑去跟店家訂就能搞定的。

我們必須計畫一下如何完成實際操作、降低成本、提高效益：

#公開招標：一次買21萬杯真的是大客戶，誰家不想要搶這個商機和鋒頭呢？別忘記利用賽局理論好好地跟廠商殺價，以量制價更是理所當然的對吧ˊ_>ˋ

#企業贊助：現在這件事情已經上新聞了，如果真的送，一定也還會再上新聞，這樣的廣告效益只要操作得當，相信會有企業買單。直接跟桃機商量贊助也無不可，就當作是「桃機不負眾望沒有淹水」的慶功吧！

#考慮自行生產：因為21萬杯實在不是個小數目，就手搖茶原料成本評估，如果改以短期聘雇人員＋租借場地器材＋低價收購原料自行製作，其成本有可能低於跟廠商殺過價之後的金額。(小編個人認為這個取決於殺價&拉贊的功力....)

#解決物流問題：21萬杯珍奶(屬於易變質、易損壞的物品)要送到全台各地民眾的手上，一定要妥善安排與物流公司的合作，可以考慮招商、找贊助，或者直接安排到定點自取等等。

#善用廣告效益：像這種噱頭，怎麼可以只讓可能的手搖茶廠商和物流公司被宣傳？談企業贊助的時候就是條件之一，例如：使用對方提供的容器或提袋承裝、容器加印或加貼logo、飲料附贈廣告傳單或其他文宣品等等。當然，事主也可以把握機會好好宣傳一下自己啾咪。

誰說送21萬杯珍奶要花千萬？
想了解優質總務X公關的技能，歡迎報名掌櫃特訓暑期班：
https://goo.gl/nSCkVj

檔案命名整理術

最強檔案命名整理術!一次解決千頭萬緒的檔名們

Problem

辦理活動總是需要大大小小的文件，舉凡企畫書、預算、粗細流、名單、講義，無不經過千錘百鍊、再三修改。在改版的過程中，同學們常以「第一版、第二版、最終版」來命名檔案。雖然能夠理解同學們想要定稿的心情，但天有不測風雲，加上墨菲定律，所謂的「最終版」通常還會再改，以至於出現「最終第二版、究極版、究極再改版」等版本名稱，最後根本看不出來版本們的新舊次序。

除了版本以外，windows系統還有其他的命名特性，例如不能有「/」符號（檔名日期不能寫2016/7/1）、檔名後加上「.XXX」是副檔名、同檔名的檔案不能重複開啟（例如不同活動的「預算表」不能同時開啟）、檔名排序規則等，諸如此類，有許多值得注意的地方。

Solution
＊統一命名：活動或組織內部宜統一規定各類文件的命名，以利整理與利用。
＊精確命名：檔名中不宜有情緒性字眼、形容詞或表情符號，如「好棒棒完美企畫書」、「*~通訊錄~*」等形式，應該避免。
＊以單位命名：為避免檔名重複無法開啟、交接與搜尋時容易混淆等情形，建議檔名前冠上活動或組織的年分(或屆數)與名稱，若活動名稱過長可以簡寫代替，如「M57系迎新預算表」、「2015北大企畫書」。
＊以修改時間命名：需多次修改而保留各版本的文件，為分辨版本新舊， 宜在檔案後加上修改日期如：「2016掌櫃工作坊企畫書0625」。日期格式不宜使用「/」符號，也不建議使用「.」，考慮到檔名的整齊美觀，建議補0，也可以加上括弧。長期活動或跨年度活動宜考慮加上年分，一般短期活動則可以省略。

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檔案排序(windows系統，依版本不同可能有所差異)
＊阿拉伯數字：如檔案數量超過10個可在編號前面補0、超過100個補00，否則排序可能變成「1、11、12、13...、2、21、22、23...」（依系統版本會有些微不同）
＊英文字母：由A排到Z，大小寫不影響。
＊中文：以筆畫排序，須注意中文數字會排序失敗。
＊符號：各種符號與空格依系統版本會有些微不同，可以實驗看看喵。
＊批次改名：可以參考 https://goo.gl/S1llcj

沒人不愛迷你裙小妞~

好久沒跟大家見面了，今天我們要分享的是三十六計之美、人、計。
古有明訓，英雄難過美人關；但其實古人只是不好意思說：無論英雄或狗熊都一樣對美人沒輒。沒人不喜歡欣賞帥哥美女，眼睛吃冰淇淋總是令人開心，只是每個人心目中的美人標準不太一樣，可能是兄貴、正太、御姐、蘿莉、氣質熟女、魅力大叔⋯⋯

⋯⋯好吧，我並不是建議大家在公關組員甄選的評分項目加一個「顏值」啦，只是，派出團隊中的小鮮肉出去交涉總是還不錯的。當然，前提是他或她要舉止得體，詞能達意。
假如團隊裡，嗯，素人比較多，至少妥善著裝、恰到好處的打扮是可以努力的地方。

除了基本的儀容修整以外，公關x總務美人計的重點在於「誰是你討錢對象的菜？」

最基本的判斷方法是「異性相吸、同性相忌」（通常啦，拜託勿戰）＆「年輕的嚮往成熟、成熟的的想要年輕」（不過很少A錢對象是年輕的）。如果不想搞得太複雜，其實只要一般人都看起來順眼就算是安全牌；不過，派出搔首弄姿的艷女去對付歐巴~~~桑，絕對不是什麼好選擇就是了。也就是說，在這個部分，著重於不要踩雷，在可以的範圍內盡量投其所好。

當然，事先打聽好哪位管著錢的大叔特別喜歡迷你裙長腿美眉，就是你所能做的另外一項功課了